Организация документооборота — один из ключевых факторов успешной работы всякой компании, фирмы, предприятия. Она позволяет повысить эффективность работы, сократить время на обработку документов и уменьшить вероятность ошибок.
На сегодняшний день различают документооборот:
- бумажный — самый старый, но и все еще наиболее распространенный метод, считается медленным и неэффективным из-за возможных потерь и задержек;
- электронный — позволяет ускорить процесс передачи документов, сократить время на их обработку и уменьшить вероятность ошибок, однако требует наличия соответствующей инфраструктуры и ПО;
- через облачные сервисы, обеспечивающие хранение и обработку документов в интернете с возможностью доступа к ним с различных устройств (высокая степень безопасности и гибкости).
Правильная организация ДО обеспечивает соблюдение законодательства и нормативных требований, что помогает предотвратить штрафы и судебные разбирательства.
Как наладить управление документооборотом
Каждый из перечисленных способов организации ДО имеет свои преимущества и недостатки, и выбор метода управления ависит от многих факторов, включая размер компании, ее структуру, требования законодательства и т.д. Важно выбрать такой метод, который будет соответствовать потребностям компании и обеспечит эффективное управление документами.
Управление документооборотом поручается сотрудникам существующих подразделений, крупные компании предпочитают создать отдельную службу, а одна из самых актуальных тенденций — передача задачи на аутсорсинг (пример поставщика услуги — https://www.ucmsgroup.ru/ru/services/document-management-consulting/).
Основные задачи службы управления документооборотом:
- выстраивание внешнего и внутреннего движения документов так, чтобы каждый документ был отражен в системах учета, а каждый подписант понимал, где он ставит свою подпись;
- подготовка форм всех документов — от справок и приказов до отчетов и договоров;
- регистрация входящих и исходящих документов;
- организованное хранение документации;
- вся справочная работа (ведение и контроль).
Требования к ответственным специалистам: знанием современной методологии, отслеживание законодательных изменений и технологических новшеств, способных упростить документооборот.